Разработка автоматизированной информационной системы учёта товародвижения в торговле

Информационная база влияет на эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и т.д. В состав информационной базы входят: 1. массивы постоянной нормативно-справочной информации; 2. массивы, содержащие текущие данные о состоянии управляемого объекта; 3. массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды; 4. массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный промежуток времени.

Информационное обеспечение предприятия условно можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычислительной техники. К внутримашинному относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя собой совокупность используемых в автоматизированных системах управления данных, фиксируется на машинных носителях системы.

Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном случае, потребностей задачи «Автоматизация учета товародвижения». 2.1 Внемашинное информационное обеспечение К внемашинному информационному обеспечению относятся товары в магазинах, товары поступающие в магазины, фактически работающие продавцы, документы поставщиков, продаваемые товары. 2.1.1 Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание > Схема данных изображена на рисунке 3.1. В неё входят таблицы, описанные в Таблице 5. Таблица 5

Таблица/поле Содержание
Таблица:Mag Информация о магазинах
KM код магазина
M название магазина
ADm адрес магазина
telM телефон магазина
Таблица:POSt Информация о поставщиках
KP код поставщика
P название поставщика
SPHERE сфера деятельности(вид товара)
TEL телефон поставщика
E-mail электронный почтовый ящик
WWW веб-сайт поставщика
ADDr адрес поставщика
Таблица:Sotr
Кс код сотрудника
ФИОс ФИО сотрудника
Парс пароль входа в программу сотрудника
Маг магазин, в котором работает сотрудник
Таблица:TOV Информация о товарах
KT код товара
Ш-к штрих-код товара
T наименование товара
Таблица:PrN Информация о приходных накладных
KPrN код приходной накладной
KP код поставщика
DATE дата составления накладной
Mag код магазина
Таблица:PODT_Pr Информация о содержащихся в приходных накладных товарах
KNPr код приходной накладной
KT код закупаемого товара
KolT количество закупаемого товара
CZak цена закупки товара
Таблица:RASH Информация о расходных накладных
Krash код расходной накладной
Kmag код магазина
DATE дата составления накладной
Таблица:PODT_RASH Информация о содержащихся в расходных накладных товарах
KRash код расходной накладной
KT код продаваемого товара
KolT количество продаваемого товара
CProd цена продажи товара
Таблица:Spis Информация о актах списания
KSPIS код акта списания
М код магазина
Date дата составления акта списания
Таблица:Podt_Spis Информация о содержащихся в актах списания товарах
Kspis код акта списания
KT код товара
KolT количество списываемого товара
Цена цена продажи товара
Таблица:Вход Информация о входах в систему
Код номер входа в систему
Кс
Вр время и дата входа
Таблица:Заказы покупателей Информация о заказах покупателей
Дата дата заказа
Заказ заказ
Данные о заказчике данные о заказчике
В т аблиц ы Mag , POSt , Sotr и TOV заносится первичная информация, которая затем используется для формирования накладных, информация о которых содержится в таблицах PrN, PODT _ Pr , RASH , PODT _ RASH , Spis , Podt_Spis. Накладные прихода, расхода и акты списания относятся к определённому магазину, поэтому т аблицы PrN, RASH , Spis используют значения поля KM (код магазина) таблицы Mag код магазина (связь один-ко-многим) . В накладных и актах списания есть реквизиты, которые могут иметь только одно значение в одном документе, такие как дата составления документа, номер документа; также есть реквизиты, содержащие несколько значений, такие как наименование товара, его цена и количество . П оэтому для исключения дублирования информации информацию о содержании накладных целесообразно хранить в паре таблиц. В одной из них хранится информация о дате накладной номере накладной и магазине, к которому она относится (таблицы PrN, RASH , Spis ). В другой таблице содержится информация о товарах (таблицы PODT _ Pr , PODT _ RASH , Podt_Spis). Эта пара таблиц связывается полем содержащим код накладной (связь один-ко-многим). В таблице TOV содержится информация о товаре которая используется накладными и актами списания по полю содержащему код товара, поэтому между таблицей TOV и таблицами PODT _ Pr , PODT _ RASH , Podt_Spis существует связь один-ко-многим.

Таблица Вход не связана ни с одной таблицей. После входа в систему макрос записывает в таблицу Вход в поле Кс код сотрудника вошедшего в программу.

Остальные данные записываются автоматически: номер входа в систему присваивается типом поля «Счётчик», время и дата входа функцией Now( ) в свойстве поля «Значение по умолчанию». 2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования При продаже сканируется штрих-код товара. По штрих-коду определяется наименование товара. Штрих-код содержится в таблице TOV. 2.1.3 Характеристика входной информации 2.1.3.1 Нормативно-справочная информация Нормативно-справочной информацией является программа справки, содержащаяся в каталоге программы «Учёт товародвижения». Так же разделы программы справки связаны с элементами управления программы «Учёт товародвижения» с помощью контекстной справки.

Программа справки содержит руководство по использованию программы «Учёт товародвижения». 2.1.3.2 Входная оперативная информация Три операции технологического процесса - приходование, продажа, списание товара - определяют входную информацию. Для приходования товара входной информацией является: название поставщика: эта и другая информация о поставщике заносится в таблицу Post перед первой операцией проводимой с поставщиком. дата составления накладной: генерируется автоматически. название магазина: информация о магазинах предприятия предварительно заносится в таблицу Mag . наименование товара: если товар закупается впервые, наименование заносится в таблицу TOV из фактуры поставщика, а затем и в последующие разы выбирается из нее. штрих-код товара: вносится сотрудником магазина с упаковки товара, для последующего использования и автоматической идентификации товара. количество закупаемого товара: вносится сотрудником магазина из фактуры поставщика, при условии совпадения количества товара в фактуре с реальным количеством товара. цена закупки товара : вносится сотрудником магазина из фактуры поставщика. Для продажи товара входной информацией является практически та же информация. За исключение того, что не используется информация о поставщике и вместо цены закупки используется цена продажи ( будет рассматриваться пункте 2.2.2.1). Для списания товара входной информацией является такая же информация что и для продажи.

Информация о наличии наименования товара и его количество в магазине используется для составления отчёта о наличии товара (по факту). 2.1.4 Характеристика результатной информации Результатной информацией являются приходные, расходные накладные, акты списания которые составляются во время выполнения операций технологического процесса. А так же результатной информацией является: отчёт о наличии товара в магазине (рассчитанный на основе приходно-расходных документов), который участвует в составлении отчёта о результатах деятельности магазина за период; заявка поставщику, на основе которой завозится требуемый товар; ценники на товар: информация для покупателей о цене товара; величина зарплаты продавцов: на основе результатов деятельности магазина; отчёт о наличии товара в магазине (по факту): составляется как результат ревизии. результат деятельности магазина: составляется на основе отчёта о наличии товара в магазине (рассчитанного на основе приходно-расходных документов) и отчёт о наличии товара в магазине (по факту). 2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач 2.2.1 Алгоритмы расчета и решения задач Для решения задачи расчета цены продажи используется следующий алгоритм: цена продажи равна цене закупки плюс двадцать процентов; если цена продажи товара меньше ста рублей, то цена продажи округляется с точностью до пятидесяти копеек в сторону прибавления, то есть если с наценкой цена получается 1,2 рубля, то цена продажи будет равна 1,5 рублей; если цена продажи товара больше ста рублей, то цена продажи округляется с точностью до пяти рублей в сторону прибавления, то есть если с наценкой цена получается 103 рубля, то цена продажи будет равна 105 рублей.

Расчет цены продажи выполняет запрос «Цена продажи»: SELECT PODT_Pr.KT, Last(PODT_Pr.CZak) AS [Last-CZak], Last(IIf(([CZak]*1.2>=100),IIf((Round([CZak]*1.2/100,1)*100-[CZak]*1.2 =10,IIf((Round([CZak]*1.2/10,1)*10-[CZak]*1.2 FROM TOV INNER JOIN PODT_Pr ON TOV.KT=PODT_Pr.KT GROUP BY PODT_Pr.KT ORDER BY Last(TOV.T); Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (рассчитанный на основе приходно-расходных документов) используется следующий алгоритм: из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары и сумма количества по наименованиям товара; из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары и сумма количества по наименованиям товара; из актов списания магазина выбираются все списанные товары и сумма количества по наименованиям товара; наличие товара в магазине определяется как разница количества завезенного товара и суммы проданного и списанного товара. Для решения задачи составления заявки поставщику используется следующий алгоритм: из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары и количество последнего завоза; из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется, сколько товара было продано с момента последнего завоза товара; из актов списания магазина выбираются все списанные товары и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется, сколько товара было списано с момента последнего завоза товара; суммой из пункта 2 и 3 считается количество расходованного товара с момента последнего завоза; данными для заявки служат все полученные в предыдущих пунктах данные, выбранные по принадлежности товара определенному поставщику.

Решение о закупки товара принимается на основе заявки с учетом таких факторов как предстоящие праздники, периодичность работы с данным поставщиком и т.п. Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (по факту) данные, собранные терминалом сбора данных, экспортируются в компьютер в программу MS Excel. Для решения задачи составления отчёта о результате деятельности магазина сравнивается количество товара в отчётах о наличии товара.

Выводятся товары с разным количеством в отчётах.

Считаются потери в ценах продажи. Для расчета зарплаты продавцов используется следующий алгоритм: зарплата продавцов равна двум процентам суммы вырученных денег за период каждому продавцу поровну; если результат выполнения пункта 1 меньше 3000 рублей, то зарплата продавцов составляет 3000 рублей; если отчёт о результатах деятельности выявил потери, то они делятся на количество продавцов и отнимаются от зарплаты продавцов. 2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога) Дерево диалога программы «Учет товародвижения» начинается с формы «Вход» (Рис 3.2). > Рис 3.2. Форма «Вход» После ввода правильной информации открывается форма «Меню» (Рис 3.3). > Рис 3.3 Форма «Меню» Меню предоставляет выбор: приход (для приходования товара); расход ( для продажи товара); списание (для списания товара); магазин поставщики наличие наличие отчёт заказ поставщику заказ поставщику отчёт заказы покупателей заказы покупателей отчёт ценники Если в поле пароль введено «админ» и выбран магазин, в форме меню появляются две кнопки хронология входов и сотрудники (Рис 3.4). > Рис 3.4. Форма «Меню» 3 Технологическое обеспечение 3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации Собираемая информация для операций приходования, продажи, списания товара: о магазинах, поставщиках, товаре, сотрудниках. О магазинах информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Mag после приобретения нового магазина. О поставщиках информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Post из копий его документов перед выполнением операций, после принятия завмагом решения о сотрудничестве с данным поставщиком. О новом товаре информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Tov перед выполнением операций. О сотрудниках информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Sotr из копии его паспорта после положительного решения о приёме на работу. Для выполнения операций приходования, продажи, списания товара: магазин определяется автоматически по выбранному в форме «Вход»; поставщик для операции приходования выбирается из раскрывающегося списка; товар автоматически определяется сканированием штрих-кода, либо в случаях, когда это невозможно, выбирается из списка, возможно использование поиска наименования товара. Все операции обработки информации выполняет программа с помощью соответствующих запросов и макросов. Вся необходимая информация выдаётся в виде экранных форм и отчётов, а так же на печать. 3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации Рис 3.4. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации 4 Программное обеспечение комплекса задач 4.1 Общие положения Программные требования для приложения «Учет товародвижения»: MS Windows 9x/Me/2000/XP; MS Access XP; MS Excel XP. 4.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ) После загрузки Windows приложение «Учет товародвижения» открывается с рабочего стола на компьютере бухгалтера. На компьютере продавцов ярлык приложения помещён в папку Автозагрузка из меню Пуск - Программы, что приводит к автоматическому запуску приложения после загрузки Windows. 4.3 Описание программных модулей Приложение «Учет товародвижения» состоит из одного программного модуля с набором форм, данных, процедур обработки действий и данных.

Приложение разработано полностью на основе MS Access. 4.4 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов Так как приложение является базой данных разработанной на основе MS Access, программные модули и информационные файлы являются одним файлом.

оценка объектов нематериальных активов в Белгороде
оценка ноу хау в Москве
оценка авто в Калуге