Системы управления документами, их функции

Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени. Часть I . Системы управления документами, их функции Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами: 'Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность'. [2] Основными функциями СУД являются: · прием, регистрация и учет документов; · упорядочение и классификация документов; · обработка документов; · дописывание комментариев к документам; · поиск документов по названиям разделов, ключевым словам; · создание личных библиотек документов; · изменение конфигурации документов; · контроль версий документов при их модификации; · предоставление возможности удаленного доступа к документам; · управление информацией в базе данных; · обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям; · пересылка и рассылка документов; · администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы. Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа.

Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети. СУД можно разбить на пять подсистем [3] , решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Задача Подсистемы СУД
Документы нужно надежно хранить и быстро находить Централизованное хранилище электронных документов
Документы нужно обрабатывать в соответствии с действующими процедурами Система управления документооборотом
Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия Коммуникационная среда
СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы Интеграционные компоненты
Все это должно на чем-то работать Системные компоненты
Хранилище документов Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются. Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален. Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется.

Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства. С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Коммуникационная среда Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая 'сигнальная система'. Обычно это электронная почта. По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков.

Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища. В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться 'в режиме реального времени': получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудиои видеоконференции.

Интеграционные компоненты СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с 'ручной' обработкой информации.

Системные компоненты Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.

Заключение Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне. Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.

Список литературы 1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml. 2. Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г., http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP. 3. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г., http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement. 4. Захаров О. Что такое электронный документооборот.

оценка авторских прав цена в Липецке
оценка квартиры для наследства в Белгороде
оценка имущества для нотариуса в Москве